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Introducción a la Programación de actividades con éxito en la gestión deportiva
La programación de actividades como parte del éxito en la gestión deportiva es esencial. De igual forma que ocurre con otros sectores, los clubes y organizaciones deportivas también deben concienciarse de que ofrecen productos al mercado que deben saber vender y también medir su rendimiento.
Es por eso que la programación de actividades en un club deportivo es tan importante, ya que permite mostrar a los clientes y potenciales usuarios la planificación de actividades y servicios que el centro deportivo ofrece, hecho que aumenta las posibilidades de captación de nuevos socios. Además, desde un punto de vista administrativo, contar con un programa de actividades para toda la temporada permite delegar de una forma más efectiva, tener un mayor control de lo que se ofrece y medir los resultados obtenidos de cada actividad programada.
Por eso, este artículo pretende mostrar a los futuros gestores deportivos algunos aspectos fundamentales relacionados con la programación de actividades de un club deportivo.
El producto de un centro deportivo, su mayor valor
Además de unas instalaciones deportivas adecuadas y de contar con personal técnico bien preparado, es importante disponer de una serie de actividades y servicios de calidad que se desarrollarán para el uso y disfrute de los socios del club. Estas actividades y servicios son los productos del centro deportivo, y se pueden clasificar de diferente forma:
• Actividades y servicios básicos: son aquellos que aparecen en los programas de oferta de los centros deportivos y que los usuarios reclaman de forma natural, tales como las clases dirigidas de spinning, de aerobic o de cualquier otra disciplina vinculada con el deporte.
• Servicios periféricos asociados: en este punto se pueden distinguir dos tipos, los de carácter técnico (que son imprescindibles para la prestación de servicios y que están vinculados con la propia gestión o el mantenimiento de las instalaciones) y los comerciales, que están orientados a aumentar la demanda de actividades dentro del centro deportivo.
• Servicios complementarios: son todos aquellos que se pueden ofrecer dentro de un club de forma excepcional como complemento promocional a una disciplina deportiva. Un buen ejemplo de este tipo de servicios son las conferencias, las masterclass o las exhibiciones.
Estas tres actividades son las que componen el producto que los centros deportivos ofrecen a sus clientes. Ahora bien, disponer de todo un conjunto de actividades no es sinónimo de éxito, ya que este se encuentra en una correcta planificación. Es entonces cuando el concepto de programación deportiva adquiere una gran importancia.
La programación deportiva y sus ventajas
La programación deportiva es una operación que debe realizarse al principio de cada temporada en los centros deportivos, y consiste en elegir las actividades que permitirán al club llegar a los objetivos económicos y comerciales propuestos para la temporada. Se trata, en definitiva, de conseguir planificar el día a día de la organización para alcanzar mejores resultados. Y es que gracias a la programación se podrán ofrecer servicios de una forma más organizada a los usuarios y también conocer qué actividades resultan más exitosas.
Por eso, es importante que la dirección de una organización deportiva valore de forma objetiva el producto que ofrece y además conozca la demanda de los usuarios (las actividades que más les gustan, los horarios que más compatibles son con su vida diaria o las sugerencias de mejora).
Una vez realizado el estudio previo, es la hora de comenzar a realizar la programación de las actividades. Este ejercicio corresponde a la dirección del centro y a los técnicos especializados que forman parte del equipo. Algunas de las ventajas que se conseguirán planificando correctamente las actividades y servicios que ofrecerá un club a lo largo de una temporada son:
• Una mayor facilidad para alcanzar los objetivos organizacionales (financieros y comerciales).
• Mayor facilidad para delegar servicios entre el equipo, ya que todo estará planificado y cada técnico sabrá cuál es su función.
• Una mayor facilidad para coordinar servicios que satisfagan las exigencias de los usuarios, que además de ser captados deben ser fidelizados con el trabajo diario.
• Es una forma simple de concretar el presupuesto necesario para llevar a cabo determinados servicios.
• Resulta un medio de control eficaz de todas las actividades que se ofertan en el plan deportivo, hecho que mejora la medición de resultados.
• Enseña a los gestores deportivos a organizar siguiendo los criterios de importancia y urgencia.
• Desarrolla el concepto de organización dentro de un centro deportivo, uno de los pilares del éxito en la gestión de cualquier entidad.
La programación de las actividades y servicios que va a ofrecer un centro deportivo a lo largo de un año es básica para su correcto funcionamiento. Pero, ¿cuáles son los puntos a tener en cuenta a la hora de llevarla a cabo?.
La programación de actividades con éxito en la gestión deportiva
Al finalizar una temporada los centros deportivos deben preguntarse qué actividades van a realizar durante la temporada que llega. Para ello, hay que diferenciar claramente entre dos situaciones. La primera situación a contemplar es aquella en la que el centro no vaya a incluir ninguna actividad o servicio novedoso para la nueva temporada, lo que implica que se deban realizar análisis y mediciones de los resultados obtenidos con la programación actual (número de asistentes a las clases, fidelización de socios, sugerencias). Toda esa información proporcionará mejores argumentos a la hora de planificar la temporada que llega. La otra situación que puede darse es la de la aparición de nuevas actividades que deban incluirse en la programación. En este caso será necesario contar con información del mercado potencial que puede estar interesado en ese nuevo producto.
Lo más importante a la hora de programar, tal y como ya se ha dicho anteriormente, es estudiar el equilibrio entre actividades y número de usuarios para llegar a una conclusión: aumentarlas, reducirlas o mantenerlas. Es importante también conocer el cómo, cuándo y dónde realizar cada una de esas actividades, porque no todas van a poder desarrollarse durante las mismas épocas ni de la misma manera. Una vez realizadas todas estas cuestiones, debe llegar el momento de tomar una decisión estratégica: ofertar el máximo número de actividades posibles o solo seleccionar aquellas que nos reporten mayores beneficios.
Ventajas y desventajas de incluir un gran número de servicios en la programación
Si un centro deportivo ofrece a los usuarios un gran número de actividades en su programa puede resultar beneficioso, pero también contraproducente. A continuación se presentan algunas de las ventajas de intentar abarcar todo el mercado:
• A mayor número de actividades, mayores posibilidades de captar nuevos socios
• Se aumentan las posibilidades de satisfacer a todos los segmentos de la sociedad
• Se potencia el apoyo entre actividades, lo que facilita su desarrollo
• Ventaja respecto a la competencia, que posiblemente oferte menos productos
Por el contrario, algunas de las desventajas que supone programar muchas actividades son:
• Poco conocimiento y bagaje de todas las actividades ofertadas en el programa
• A mayores servicios, la posibilidad de que el esfuerzo se disperse es más alta
• La gestión y los costes del staff técnico aumentan
La clave, dicen los expertos, es encontrar un equilibrio entre las actividades que más beneficios reportan a la organización (dando preeminencia a las actividades estrella), pero sin olvidarnos de aquellas actividades o servicios secundarios que sin suponer un coste muy elevado puede hacer más competitiva la oferta de productos que se ofrezca.
Conclusión de Programación de actividades con éxito en la gestión deportiva
La programación en una organización deportiva es vital a la hora de conseguir los objetivos financieros y comerciales fijados por la dirección. Gracias a la planificación de actividades y servicios se puede tener un mayor control de los productos ofrecidos y también medir la satisfacción de los usuarios. Eso sí, hay que decidir entre ofrecer muchas actividades o solo las más estratégicas, y para ello hay que tener la mejor información posible en nuestro poder.
