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Introducción a las Claves del plan director de un gran evento
Los eventos deportivos más famosos son solo la punta del iceberg, ya que a lo largo del año se celebran miles de diferente tipo y categoría en toda España. Este tipo de eventos tienen una gran aceptación social, pero requieren un nivel de organización muy alto. Vamos dar las Claves del plan director de un gran evento
Los directores deportivos que se encargan de organizar un evento de mediana o gran magnitud, deben poner en práctica conocimientos de diferente índole. Como, por ejemplo, principios de administración de proyectos, gestión, economía, finanzas o marketing. Todo este conjunto de principios, que son interdependientes a la hora de sacar adelante un proyecto de esta envergadura, se deben resumir en el plan director. Se trata de un documento en el que se deja constancia de la planificación, programación y control del evento para que se desarrolle de acuerdo a los objetivos planteados.
Dada la importancia del Plan director de un evento deportivo, en este artículo vamos a tratar de arrojar luz sobre ese importante documento, sobre el que debe estructurarse toda la organización del evento deportivo, independientemente de la categoría, alcance o nivel del mismo.
Tipologías de eventos deportivos
Podemos distinguir entre diferentes tipos de eventos deportivos dependiendo de cómo los clasifiquemos. Esta tipología nos ayudará a entender mejor las características de cada acontecimiento y los aspectos a tener en cuenta antes de iniciar el diseño de un plan director:
• Según la periodicidad del evento: en esta clasificación podemos encontrar tres tipos de eventos. Por un lado, tenemos los eventos continuados, que son aquellos que se realizan semanal o mensualmente (ej: las ligas de fútbol, independientemente del nivel). En segundo lugar encontramos los eventos deportivos puntuales, que son aquellos que se celebran una sola vez y no se incluyen dentro de un calendario deportivo predefinido (ej: las pruebas de exhibición son un buen ejemplo de ello). Por último, los grandes eventos deportivos, que suelen tener una periodicidad de 4 años (Mundiales, Olimpiadas…).
• Según la dimensión del evento: encontramos otros tres tipos. En primer lugar, los eventos locales, los nacionales y los continentales. Estos también se pueden englobar dentro de la clasificación anterior. Varían enormemente de magnitud y repercusión.
Dependiendo del tipo de evento, la magnitud cambiará y por lo tanto se le deberá dar una importancia distinta a las áreas del evento que se incluirán dentro del plan director, que detallamos a continuación.
Claves del plan director de un gran evento
Por ejemplo, un municipio confeccionará un plan estratégico deportivo en el que el objetivo sea fomentar la participación deportiva en la localidad. En cambio, una marca de bebida energética, elaborará un plan de marketing (otra forma de denominar al plan estratégico), en el que el objetivo pueda ser fomentar la venta de bebidas mediante el deporte. En un caso u otro, los eventos deportivos siempre suelen formar parte de este tipo de planes.
A nivel público, como en el caso de los municipios o las Administraciones en general, los objetivos están relacionados con la salud, el bienestar de la población o el ocio. A nivel privado, un evento deportivo contribuye a posicionar la marca en el mercado, así como el de extraer un beneficio económico al acto. Un ejemplo es Red Bull, que además se caracteriza por haber hecho del patrocinio de los eventos deportivos de riesgo o aventura su seña de identidad.
Dicho esto, es importante remarcar que todo evento deportivo comienza con un plan director. Este documento es una guía mediante la que los directores deportivos deben construir todos los aspectos relativos al evento deportivo. Responde a las siguientes preguntas: por qué, qué, quién, cómo, cuándo, dónde y con qué. Este documento debe incluir una planificación estructural del evento (siempre enmarcada dentro del plan estratégico) y también una planificación operacional. También se debe incluir un calendario de hitos a conseguir, tales como los objetivos, las restricciones, la distribución de tareas, los recursos, los costes y la forma de medir los resultados finales.
FASES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Tal y como se ha comentado, el plan director debe incluir un calendario de fases en las que ejecutar los eventos deportivos. Son las siguientes:
• Fase previa: es necesario que en el plan director aparezca de forma clara y concisa cuál va a ser el objetivo a conseguir por parte del evento. Este hecho es importante, sobre todo en materia deportiva, porque los acontecimientos deportivos pueden cambiar de forma significativa dependiendo del objetivo final que persigan. Por ejemplo, si un evento está dirigido a lograr fines comerciales, el bienestar de los deportistas pasa a un segundo plano en beneficio de la marca. En cambio, si el acontecimiento es exclusivamente deportivo y no persigue ningún otro objetivo, el deportista pasa a ser el centro de todas las acciones. Por eso es tan importante prefijar el objetivo que se persigue en el plan director desde un principio.
• Definición, objetivo y diseño del evento en cuestión: esta fase forma parte de la fase previa, y es también crucial porque aquí se describen los objetivos, las metas y también los factores restrictivos que tendrá el evento deportivo. Es en este punto del plan director en donde se hablará del tipo de evento deportivo, de la duración, de las infraestructuras necesarias para su correcto desarrollo, de los recursos humanos, así como del presupuesto y otros factores relacionados con la financiación del acontecimiento deportivo. Uno de los puntos más importantes es, como ya se ha dicho, el del presupuesto. Para lidiar con el aspecto económico, deberá estudiarse en este momento la viabilidad del evento en relación a las posibles vías de financiación que lo patrocinen: ingresos en materia de ventas, publicidad, subvenciones, merchandising, así como todos los gastos relativos al personal, material y todas las áreas complementarias en la organización del acontecimiento deportivo.
• Diseño de la estructura del acontecimiento deportivo y la programación: esta parte del plan director debe contener, primero de todo, una estructura organizativa. Es decir, deben quedar claros desde el principio las categorías y roles de cada uno de los miembros del equipo, así como las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos. El segundo paso es dejar constancia de las áreas que compondrán el evento deportivo. La idea es dividir tareas en diferentes secciones (mantenimiento, promoción, infraestructuras…) bajo un mismo objetivo común para que todas sean interdependientes. Es evidente que, contra más grande sea el evento deportivo, mayor será el número de áreas y también mejor definido tiene que estar el objetivo individual y común de cada una de ellas. Por último, el tercer paso dentro de esta fase es definir el “mapa de ruta” siguiendo las siguientes directrices: sensato, sencillo, útil, claro, concreto, flexible y realista. Este mapa de ruta, además, tiene que tener en cuenta las dimensiones tareas, tiempo, dinero y recursos.
• Ejecución del acontecimiento deportivo: se corresponde con el plan operativo, y se trata de llevar a la realidad todo lo dispuesto en las líneas anteriores. Esta fase deberá contestar a las cuestiones a medida que se vayan desarrollando: cadenas de comunicación, coordinación entre áreas, departamentos, ejecución de presupuestos…También deben tenerse muy en cuenta las áreas vinculadas con el protocolo, las relaciones públicas y los medios de comunicación, ya que crean opinión y proporcionan un gran nombre de marca a la entidad que organiza el evento. Ese hecho se traduce, por ejemplo, en un mayor poder de negociación con patrocinadores de cara a futuras ediciones del acontecimiento deportivo.
• Fase de medición de resultados del evento deportivo: en esta fase se deben medir los resultados del evento desde todos los puntos de vista posibles: organizativo, financiero, social, político, comunicativo y por supuesto, deportivo. La idea en esta última fase es comprobar si el objetivo que perseguía la realización del evento deportivo ha sido satisfecho, independientemente de si el organizador tiene un carácter público o privado.
En definitiva, los directores deportivos deben diseñar el plan director para llevar a cabo los eventos deportivos de una forma estructurada. La idea es que este plan deje muy claro cuál es el objetivo a perseguir del evento y cómo se encuadra dentro del plan estratégico de la entidad organizadora.
Conclusión de las Claves del plan director de un gran evento
Los directores deportivos deben hacer uso del plan director para marcar la hoja de ruta de organización del evento. Gracias a este documento, el objetivo del evento deportivo queda claro. Además, dentro de este plan se deberá diseñar toda la estrategia aplicable a las diferentes áreas de la organización para lograr que ese objetivo se cumpla.
