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La organización de eventos deportivos es una tarea más compleja de lo que parece. Detrás de cualquier tipo de carrera, jornada, competición, etc., hay muchas horas de trabajo, esfuerzo e inversión económica. Por esta razón, es preciso tener en cuenta en todo momento el protocolo de eventos deportivos a seguir.
Aunque cada caso es diferente, la organización de un evento deportivo tiene muchos procesos similares, por lo que en este artículo queremos establecer un protocolo básico de organización de un evento deportivo que pueda ser una referencia para cualquier entidad que emprenda esta tarea.
Organización de eventos deportivos: ¿qué fases hay?
Actos deportivos hay muchos, desde el evento deportivo más importante de cuantos se celebran en el mundo, los juegos olímpicos, hasta una carrera benéfica en un pequeño pueblo. En cualquiera de los casos, hay un importante trabajo tras ese acto, y en función de sus características, se llevará a cabo de una manera u otra.
Por ejemplo: si organizamos una jornada de mini básquet, el público objetivo serán clubes de baloncesto que cuenten con escuela de baloncesto. Si por el contrario organizamos una maratón, el público objetivo serán corredores que estén preparados para correr una maratón, el espacio en que se desarrollará la prueba será muy diferente y presentará una serie de requisitos burocráticos.
En cualquier caso, podemos identificar una pauta de organización a seguir ante cualquier casuística, basándonos en el protocolo de eventos deportivos, que se concreta en tres fases diferentes:
- Antes del evento
- Durante el evento
- Después del evento
A continuación, vamos a profundizar en cada una de ellas.
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Protocolo de eventos deportivos: antes del evento
La parte más vistosa de un evento deportivo se muestra el día que se celebra, pero para que el acto sea un éxito es necesario un trabajo previo a muchos niveles, por ello son fundamentales las tareas de antes del evento. En esta etapa, deben llevarse a cabo los siguientes pasos:
- Definir el evento deportivo. En primer lugar es vital definir bien el evento y determinar qué características va a tener. Es necesario saber lo que vamos a hacer, si un campeonato por equipos, una carrera individual, una prueba solidaria, etc. En función del tipo de evento, en la organización se tomarán unas decisiones u otras, y se podrá definir mejor hacia qué público va dirigido.
- Establecer un presupuesto. Para empezar a trabajar es necesario tener un presupuesto de ingresos y gastos. En este sentido, es muy importante trabajar en la búsqueda de patrocinadores para el evento y, al establecer las necesidades, tener en cuenta el tipo de evento que se va a organizar.
- Gestionar la burocracia. Este trabajo es también una de las obligaciones de la organización y debe realizarse antes de que se celebre el acto: permisos, trámites, documentación, contratación de seguros, y también del personal, como árbitros, jueces, trabajadores, voluntarios, etc. Por último, incluye asimismo la gestión de la venta de entradas, de haberlas.
- Comunicar y difundir el evento. La divulgación de la noticia de la celebración del mismo supone una mayor participación, especialmente si se trata de un evento popular. También atraerá a un mayor número de público, lo cual supone mayores ingresos, si para nuestro acto se necesita comprar una entrada.
Es conveniente realizar un plan de comunicación que nos permita difundir el evento con tiempo, pero de una manera ordenada, para no colapsar a los posibles participantes o al público potencial.
Protocolo de eventos deportivos: durante el evento
Llega el día del evento y el grueso de la organización está terminado, pero todavía quedan aspectos que no se pueden descuidar: todo lo que ocurre durante el propio evento. Estos aspectos esenciales son:
- Asistencia al público. La asistencia al público en general es muy importante, especialmente si el evento se celebra en un recinto cerrado. En este sentido, el sistema de acceso debe ser rápido y ágil, y los espacios cómodos y funcionales. Por otro lado, la seguridad es fundamental. Antes de la celebración del evento debemos contar con un protocolo de evacuación y dar las correctas instrucciones al público sobre estas medidas. Además, el recinto deberá estar bien señalizado para que todo el público que asiste pueda entrar y salir del recinto deportivo sin problemas.
- Atención a los participantes. No hay peor publicidad para un evento que un participante descontento. Por norma general, deberemos tener un buen número de personal o voluntarios que atiendan las necesidades de los participantes, a través de servicios de catering y de aseo, por citar algunos ejemplos. Por lo tanto, desde que empieza la prueba hasta que finaliza el evento en sí, los participantes son los protagonistas y deben estar debidamente atendidos.
Protocolo de eventos deportivos: después del evento
El post-evento empieza nada más finalizar el acto. Lo primero que hay que hacer es dejar todo como estaba antes de la celebración del mismo, especialmente si afecta a vías o lugares públicos. Es indispensable poner en funcionamiento un plan de limpieza que devuelva todo a su lugar.
A continuación, llega una de las tareas más importantes en el protocolo de eventos deportivos: medir el impacto que ha tenido en cuanto a participación, público, aparición en los medios, etc. Como responsable del acto, deberás analizar si se han cumplido las expectativas que tenía la organización en el evento.
Además del impacto, también hay que estudiar si ha sido rentable y si se puede mantener, a través de un reporte económico. Ver cuáles han sido las cifras obtenidas por inscripciones, venta de entradas, patrocinadores, subvenciones, derechos de televisión (si los había), etc.
Esta etapa nos dirá muchas cosas sobre el trabajo que hemos realizado y aprenderemos para posteriores eventos.
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